هناك عدد من الخطوات اللازمة للقيام بعملية التدقيق، وهي على النحو الآتي:

1. التحضير المُسبق للتدقيق:

• تشكيل اللجنة :اختيار أعضاء مُستقلين لديهم خبرة ذات صلة بمجال التدقيق.
• مراجعة التقييم الذاتي :تحليل التقرير الذاتي الذي تُعده المؤسسة عن نفسها، والذي يصف الأداء الحالي للمؤسسة مُقارنةً بالمعايير المُعتمدة محليًا، أو دوليًا حسب الحالة.
• جمع البيانات الأولية: الاطلاع على البيانات، والمعلومات، والوثائق المُرسلة من المُؤسسة (مثل الخطط الاستراتيجية، المناهج، التقارير البحثية…إلخ).

2. زيارة موقع المُؤسسة

• الاجتماعات والمقابلات: مقابلة القيادة الأكاديمية، أعضاء هيئة التدريس، الموظفين الإداريين، الطلاب، وأصحاب المصلحة الآخرين لغايات تجميع الشواهد والأدلة.
• التحقق من كفاية المرافق والموارد المتاحة للمُؤسسة: زيارة المباني، والقاعات الدراسية، المُختبرات، المكتبة، المكاتب الإدارية، والمرافق البحثية، أو التدريبية، والمعامل وغيرها من مرافق ذات علاقة بالمؤسسة، أو البرنامج، وذلك للتأكيد على وجود ضمانات حقيقية بقدرة المُؤسسة على الشروع في البرامج التعليمية، أو التدريبية والاستمرار فيها بكفاءة.
• مراجعة الوثائق والأدلة :التحقق من السياسات والإجراءات، المنظومات، السجلات، عينات من المشاريع البحثية، التقارير الإدارية والمالية، ونتائج التعلم.

3. تحليل الأدلة ومقارنة النتائج بالمعايير

• مراجعة شاملة للبيانات التي تم جمعها أثناء الزيارة.
• مقارنة الأداء الفعلي مع معايير الجودة الوطنية، أو الدولية حسب الحالة.

4. إعداد التقرير الأولي

• إعداد تقرير أولي يتضمن الملاحظات والنتائج الأولية حول أداء المُؤسسة، أو البرنامج.
• إرسال التقرير للمُؤسسة للحصول على مُلاحظاتها، وتعليقاتها قبل إصداره بشكلٍ نهائي.

5. التقرير النهائي

• تقديم التقرير النهائي إلى هيئة الاعتماد، مع توضيح نقاط القوة، نقاط الضعف، والتوصيات للتحسين.
• اقتراح صيغة القرار (منح الاعتماد، تجديده، أو وضع خطة للتحسين قبل منح الاعتماد) وفقًا لمواد دليل ضمان الجودة والاعتماد بالهيئة.
• صدور قرار الاعتماد / عدم الاعتماد من هيئة ضمان الجودة بناءً على الشواهد والأدلة.

6. المتابعة والتقييم المستمر

• متابعة تنفيذ التوصيات التي قدمتها اللجنة.
• إجراء زيارات لاحقة للمُؤسسة (2-3 زيارات في السنة) للتأكد من أن التحسينات قد أُدخلت بنجاح، وأن المُؤسسة تقيدت حرفيًا ببنود منح الاعتماد.